المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وتسميها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مرحلة الربط والتكامل، تعني أن نظام متجرك يرسل كل فاتورة إلى منصة «فاتورة» التابعة للهيئة، لا أن يكتفي بإصدارها. فاتورة البيع لمنشأة تُعتمد من المنصة قبل أن تصل إلى المشتري، وفاتورة البيع للأفراد تُبلَّغ بعد إصدارها. والمرحلة تُطبَّق على المنشآت في مجموعات، فيصل كل منشأة إشعار بموعدها.
بعد القراءة تعرف ما يتغير في متجرك تقنياً، وكيف تتحقق من مجموعتك وموعدك، وما الخطوات التي تبدأ بها قبل أن يضغط عليك الوقت. والخطأ الأشيع أن يظن التاجر أن متجره جاهز لأنه يطبع رمز QR على فواتيره منذ المرحلة الأولى، بينما الرمز وحده لا يربط شيئاً بالهيئة.
الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية
المرحلة الأولى طلبت منك أن تصدر الفاتورة من نظام إلكتروني بالحقول المطلوبة، والمرحلة الثانية تطلب أن يتحدث هذا النظام مع الهيئة. في الأولى بقيت الفاتورة داخل متجرك، وفي الثانية تمر كل فاتورة عبر منصة الهيئة.
هذا التغيير ليس شكلياً. الفاتورة في المرحلة الثانية ملف بصيغة XML منظمة، يحمل ختماً تشفيرياً يثبت أن نظامك هو من أصدره، ويحمل بصمة الفاتورة التي قبله حتى لا تُحذف فاتورة من المنتصف دون أن يظهر ذلك. ملف PDF جميل التصميم لم يعد هو الفاتورة، بل نسخة للعرض منها.
متجر مستلزمات مكتبية في الرياض يبيع للأفراد وللشركات يرى الفرق مباشرة. طلب الفرد يكتمل كما كان، وطلب الشركة لا تخرج فاتورته إلى العميل قبل أن تعيدها المنصة معتمدة. إن تعطل الربط تتوقف فواتير الشركات، فيتأخر التحصيل من أكبر عملائه.
ربط الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية داخل متجرك
ربط الفاتورة في المرحلة الثانية يعني أن يصبح الإرسال إلى المنصة خطوة من خطوات اكتمال الطلب، لا مهمة يدوية في آخر اليوم. لذلك يبدأ السؤال من مسار الطلب في متجرك: أين تُنشأ الفاتورة، ومن يرسلها، وماذا يحدث إن لم ترد المنصة.
الهيئة تفرق بين نوعين من الفواتير، ولكل منهما مسار مختلف:
- الفاتورة الضريبية القياسية: للبيع إلى منشأة، وتُرسل إلى المنصة لاعتمادها (Clearance) قبل تسليمها للمشتري.
- الفاتورة الضريبية المبسطة: للبيع إلى الأفراد، وهي أغلب فواتير المتاجر، وتُبلَّغ إلى المنصة (Reporting) خلال 24 ساعة من إصدارها بحسب ما تنشره الهيئة.
- الإشعار الدائن والمدين: للمرتجعات والتعديلات، ويمر بمسار الفاتورة التي يعدلها.
متجر عطور في جدة يبيع للأفراد فقط يتعامل مع المسار الثاني غالباً، وهو أخف لأن الفاتورة تصل للعميل فوراً. لكن الإبلاغ المتأخر أو المرفوض يتراكم بصمت إن لم يكن في لوحة التحكم مكان يعرض الفواتير المعلقة. لذلك اطلب من المطوّر شاشة تعرض حالة كل فاتورة، وتنبيهاً حين يرفض ملف أو يتأخر.
مجموعات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
الهيئة لا تطبق المرحلة الثانية على الجميع في يوم واحد، بل تلزم المنشآت على مجموعات بحسب إيراداتها الخاضعة للضريبة في فترة مرجعية تحددها. كل مجموعة تُعلَن مع معيارها وموعدها على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والمجموعات اللاحقة تنزل إلى منشآت أصغر.
ما يعنيه هذا لك عملياً أن موعدك لا تعرفه من مقال أو من مندوب مبيعات، بل من الهيئة نفسها. المعيار يرتبط بأرقام منشأتك في سنوات محددة، لا بحجمك اليوم. متجر نما سريعاً هذا العام قد يقع في مجموعة متأخرة، ومتجر هادئ الآن قد يكون مشمولاً بسبب مبيعات سابقة.
صاحب متجر أجهزة منزلية في الدمام سمع من زميل أن متجره «لن يُشمل قريباً»، واعتمد على ذلك. الأسلم أن تقرأ معيار كل مجموعة معلنة وتقارنه بإقراراتك الضريبية، ثم تتأكد من أن بريدك وبيانات التواصل لدى الهيئة صحيحة حتى لا يفوتك الإشعار.
وإن كنت تملك أكثر من سجل تجاري أو أكثر من رقم ضريبي، فاسأل عن كل رقم على حدة. المحاسب الذي يعد إقراراتك هو أسرع من يجيب عن هذا السؤال، لأنه يرى الأرقام التي تبني عليها الهيئة معيارها، فاطلب منه أن يكتب لك المجموعة المتوقعة لكل منشأة.
موعد تطبيق المرحلة الثانية على منشأتك
موعد تطبيق المرحلة الثانية على منشأتك هو الموعد الذي يصلك في إشعار الهيئة، وتعلن الهيئة أنها تشعر المنشأة قبله بمدة كافية للاستعداد. هذه المدة تبدو طويلة، لكنها تُستهلك بسرعة إن بدأت من الصفر.
السبب أن الربط لا يقتصر على البرمجة. تحتاج أن تختار طريقة الإصدار، وأن تراجع بياناتك الضريبية، وأن يمر نظامك بفحوص التوافق، وأن تختبر المرتجعات والطلبات الملغاة. وإن كان متجرك يعتمد على مزود حلول خارجي، فأنت تنتظر جدوله لا جدولك.
متجر ملابس في مكة وصله الإشعار فبدأ يبحث عن مطوّر بعد أسابيع، ثم اكتشف أن منصة متجره تحتاج تطبيقاً إضافياً لم يجربه أحد مع إعداداته. البدء المبكر لا يكلف أكثر، لكنه يحولك من الانتظار إلى الاختيار.
في تجربتنا، أطول جزء ليس كتابة الربط بل تنظيف البيانات قبله: منتجات بلا نسبة ضريبة صحيحة، وعناوين عملاء منشآت ناقصة، وخصومات تُحسب بعد الضريبة بدل قبلها. كل واحدة من هذه تظهر كرفض من المنصة، فالأفضل أن تظهر في الاختبار لا في أول أسبوع إلزامي.
ما يتغير في نظام متجرك تقنياً
ما يتغير تقنياً يمكن تلخيصه في أن كل فاتورة تصبح سجلاً لا يُعدل، مرتبطاً بما قبله وموقعاً من نظامك. هذا يفرض على المتجر قواعد لم يكن يحتاجها حين كانت الفاتورة ملفاً يُطبع.
أهم ما يدخل في البناء:
- وحدة إصدار معرّفة: كل نظام يصدر فواتير يُسجَّل في بوابة «فاتورة» ويحصل على شهادة تشفير باسمه.
- ترقيم وبصمة متتابعة: عداد للفواتير وبصمة الفاتورة السابقة، فلا تصدر فاتورتان من نسختين مختلفتين للمتجر دون تنسيق.
- صيغة الملف: ملف XML بالمواصفات المنشورة، ومعه رمز QR بحقوله الجديدة.
- إعادة المحاولة: طابور يحتفظ بالفاتورة ويعيد إرسالها إن انقطع الاتصال، بدل أن تضيع.
متجر قطع غيار في الرياض يعمل بمتجر إلكتروني ونقطة بيع في المعرض يواجه بنداً إضافياً. إن كان كل منهما يصدر فواتير، فكل منهما وحدة إصدار يجب تسجيلها، والترقيم لا يجوز أن يتداخل. هذا قرار تصميم يُتخذ قبل الربط، لا بعده.
خطوات تفعيل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
خطوات التفعيل تسير في ترتيب واحد تقريباً أياً كانت منصتك، والفرق في من ينفذ كل خطوة. ابدأ بها مرتبة، لأن الخطوة الخامسة لا تنجح إن تجاوزت الثانية.
- تأكد من موعدك ومجموعتك من إشعار الهيئة أو من حسابك لديها.
- اختر طريقة الإصدار: من منصة متجرك، أو من برنامج محاسبة مربوط، أو بربط مباشر يبنيه المطوّر.
- راجع بيانات منشأتك والرقم الضريبي والعنوان الوطني كما ستظهر في الفاتورة.
- سجل وحدة الإصدار في بوابة «فاتورة» واحصل على رمز التسجيل المؤقت لها.
- مرر نظامك بفحوص التوافق في بيئة الاختبار، بما فيها المرتجعات والإشعارات الدائنة.
- فعّل الربط على الإنتاج وراقب حالة الفواتير يومياً في الأسابيع الأولى.
متجر هدايا في جدة على منصة جاهزة ينفذ الخطوات الثانية والرابعة من لوحة المنصة غالباً، ويبقى عليه أن يراجع البيانات ويختبر. أما متجر مخصص فالمطوّر يبني الخطوة الخامسة كاملة. وتساعدك أداة فحص جاهزية الفاتورة الإلكترونية على معرفة ما ينقصك قبل أن تطلب عرض سعر، وتجد تكلفة البناء بعملتك في صفحة الأسعار.
أسئلة شائعة
هل يكفي رمز QR على الفاتورة للمرحلة الثانية؟
لا. رمز QR كان شرطاً في المرحلة الأولى للفواتير المبسطة، ويبقى في الثانية بحقول إضافية. لكن المرحلة الثانية تشترط إرسال الفاتورة إلى منصة «فاتورة» بصيغتها الإلكترونية وختمها، والرمز وحده لا يفعل ذلك.
ماذا يحدث إذا رفضت المنصة فاتورة من متجري؟
الفاتورة المرفوضة تعود برسالة تشرح الخطأ، وغالباً يكون في بيانات ناقصة أو حساب ضريبة غير مطابق. الفاتورة القياسية المرفوضة لا تُسلَّم للمشتري حتى تُصحح وتُعتمد. لذلك يحتاج متجرك مكاناً تظهر فيه هذه الحالات، لا سجلاً يقرؤه المطوّر وحده.
هل أحتاج مطوّراً إذا كان متجري على سلة أو زد؟
ليس دائماً. المنصات الجاهزة توفر غالباً ربطاً مدمجاً أو تطبيقات فوترة في متجر تطبيقاتها، فيكون عملك المراجعة والاختبار. تحتاج مطوّراً حين يكون لديك نظام آخر يصدر فواتير، مثل نقطة بيع أو نظام مخزون، ويجب أن يتوافق ترقيمه مع المتجر.
هل تُطبق المرحلة الثانية على متجر غير مسجل في ضريبة القيمة المضافة؟
الفاتورة الإلكترونية تخص المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة كما تنشر الهيئة. إن لم تكن مسجلاً فتأكد أولاً من وضعك لدى الهيئة، لأن التسجيل يصبح لازماً حين تتجاوز مبيعاتك الحد الذي تحدده. وحين تُسجل تنطبق عليك الفاتورة الإلكترونية ومجموعاتها.
ابدأ المرحلة الثانية قبل أن يصلك الإشعار
قرارك الآن هو طريقة إصدار الفاتورة في متجرك، لأن كل ما بعده يتبعها: من يسجل وحدة الإصدار، ومن يختبر، ومن يصلح الرفض. إن كنت على منصة جاهزة فراجع ما توفره وجربه على طلبات حقيقية، وإن كان متجرك مخصصاً أو لديك أكثر من نظام يصدر فواتير فاجعل الربط مع المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية جزءاً من خدمة تطوير المتاجر الإلكترونية لا ملحقاً بها. للخلفية العامة عن المرحلتين راجع دليل الفاتورة الإلكترونية للمتاجر، وإن أردت رأياً في متجرك تحديداً، اطلب عرض سعر مجانياً بلا أي التزام.