الفاتورة الإلكترونية المبسطة هي الفاتورة الضريبية التي يصدرها متجرك حين يبيع لمستهلك فرد، وهي أغلب ما يصدره أي متجر إلكتروني في السعودية. يصدرها نظام متجرك تلقائياً لحظة اكتمال الطلب، وتحمل بيانات البائع والمبلغ والضريبة ورمز QR، وتصل إلى المشتري فوراً. وفي مرحلة الربط والتكامل يبلّغ نظامك عنها منصة «فاتورة» بعد إصدارها.
بعد القراءة تعرف متى تصدر فاتورة مبسطة ومتى تحتاج القياسية، وما يجب أن يظهر فيها، وما يفعله متجرك بها بعد البيع. والخطأ الأشيع أن يعدّ التاجر صفحة «تأكيد الطلب» أو بريد الشكر فاتورة، بينما الفاتورة سجل يصدره النظام بشروط محددة، لا رسالة شكر فيها مبلغ.
متى يصدر متجرك الفاتورة الإلكترونية المبسطة
يصدر متجرك الفاتورة المبسطة حين يكون المشتري فرداً يشتري لنفسه، وهذا هو الوضع الافتراضي لمتجر يبيع للمستهلكين. لا يحتاج المشتري أن يعطيك رقماً ضريبياً أو عنواناً تجارياً، فالفاتورة لا تحمل بياناته الضريبية أصلاً.
لحظة الإصدار مهمة. الفاتورة تصدر حين يكتمل البيع، أي عند تأكيد الدفع، أو عند التسليم في طلبات الدفع عند الاستلام إن كان هذا ما يعتمده محاسبك. متجر يصدر الفاتورة عند إنشاء الطلب قبل الدفع ينتهي بفواتير لطلبات لم تُدفع، ثم يحتاج إشعارات دائنة لإلغائها.
متجر قهوة مختصة في الرياض يبيع للأفراد عبر الموقع يصدر فاتورة مبسطة لكل طلب. وحين يطلب مقهى صغير شراء كمية ويعطيه رقمه الضريبي، تتغير الفاتورة إلى قياسية. لذلك يحتاج نموذج الدفع خانة اختيارية للرقم الضريبي تحوّل نوع الفاتورة.
وتوقيت الإصدار يحدد أيضاً تاريخ الفاتورة الذي يدخل في إقرارك. طلب دُفع في آخر يوم من الشهر وصدرت فاتورته في اليوم التالي ينتقل إلى فترة ضريبية أخرى، والمحاسب يرى الفرق حين يطابق المبيعات مع البوابة. اختر لحظة واحدة للإصدار واكتبها في وثيقة المشروع، حتى يبنيها المطوّر كما يحسبها محاسبك.
الحقول التي تظهر على الفاتورة المبسطة
الفاتورة المبسطة أخف من القياسية لأنها لا تحمل بيانات المشتري، لكنها تحمل بيانات البائع والمبيع كاملة. تحدد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الحقول الإلزامية في لائحتها، وأهم ما يجب أن يظهر:
- بيانات البائع: اسم المنشأة وعنوانها ورقم تسجيلها في ضريبة القيمة المضافة.
- بيانات الفاتورة: رقم فاتورة متتابع لا يتكرر، وتاريخ الإصدار ووقته.
- المبيع: وصف المنتجات أو الخدمات المبيعة.
- المبالغ: المبلغ شاملاً الضريبة، ومبلغ الضريبة.
- رمز QR: يحمل بيانات البائع والمبالغ، ويقرؤه تطبيق الهيئة للتحقق.
رمز QR ليس صورة تزيينية. هو بيانات مشفرة بصيغة تحددها الهيئة، وفي مرحلة الربط والتكامل يضاف إليه ما يثبت أن نظامك هو من أصدر الفاتورة. أداة تصنع رمز QR يحمل رابط المتجر فقط لا تنتج فاتورة صحيحة، مهما بدا شكلها مقنعاً.
متجر إكسسوارات في جدة طبع فواتيره من قالب صممه بنفسه، ثم وجد أن رمزه يفتح صفحة المتجر بدل بيانات الفاتورة. التصحيح سهل في البداية، لكنه بعد آلاف الطلبات يعني مراجعة طويلة مع المحاسب.
الفاتورة الإلكترونية السعودية بين المبسطة والقياسية
الفاتورة الإلكترونية السعودية نوعان رئيسيان: المبسطة للبيع إلى الأفراد، والقياسية للبيع إلى منشأة مسجلة في الضريبة. الفرق ليس في الشكل فقط، بل في البيانات وفي طريقة التعامل معها في مرحلة الربط والتكامل.
القياسية تحمل اسم المشتري ورقمه الضريبي وعنوانه، لأن المشتري يحتاجها ليسترد ضريبة المدخلات. وفي مرحلة الربط والتكامل تُرسل القياسية إلى منصة «فاتورة» لتُعتمد قبل أن تصل إلى المشتري. أما المبسطة فتصل إلى المشتري فوراً، ويبلّغ نظامك عنها المنصة خلال 24 ساعة من إصدارها بحسب ما تنشره الهيئة.
لهذا الفرق أثر على تصميم متجرك. متجر مستلزمات طبية في الدمام يبيع للعيادات وللأفراد يحتاج أن يميز النوعين في مسار الطلب، وأن يتعامل مع حالة الانتظار في القياسية. متجر يبيع للأفراد وحدهم يحتاج المسار المبسط فقط، فلا تدفع لبناء ما لا تستخدمه.
كيف تعمل فاتورة ضريبية من متجرك الإلكتروني
تعمل الفاتورة الضريبية من متجرك بأن تجعل نظام المتجر نفسه، أو نظاماً مربوطاً به، يصدرها تلقائياً مع كل طلب مكتمل. الكتابة اليدوية في برنامج منفصل بعد كل طلب تصلح ليوم أو يومين، ثم تبدأ الفجوات بين الطلبات والفواتير.
أمامك ثلاثة طرق، والاختيار بينها يتبع منصتك وعدد أنظمتك:
- من منصة المتجر: المنصات الجاهزة توفر غالباً إصدار الفاتورة أو تطبيقات فوترة متوافقة، فتضبط بيانات منشأتك والضريبة وتراجع فاتورة حقيقية.
- من برنامج محاسبة مربوط: المتجر يرسل الطلب إلى برنامج محاسبة متوافق، والبرنامج يصدر الفاتورة ويتولى الربط مع الهيئة.
- من المتجر المخصص مباشرة: المطوّر يبني الإصدار داخل مسار الطلب، بالصيغة والتوقيع والإبلاغ.
الطريق الثالث يناسب متجراً لديه منطق تسعير خاص، مثل خصومات الكميات أو باقات المنتجات، لأن الفاتورة تُبنى من الحساب نفسه الذي رآه المشتري. متجر أثاث في مكة يبيع بأسعار تتغير بحسب المقاس وجد أن البرنامج المربوط يعيد حساب الضريبة بطريقته، فاختلفت الفاتورة عن الطلب بهللات. الحل كان أن تصدر الفاتورة من المتجر نفسه.
وأياً كان الطريق، اطلب قبل الإطلاق ثلاث فواتير تجريبية: طلب عادي، وطلب بخصم، وطلب فيه منتج معفى أو بنسبة مختلفة إن كان لديك. ضعها أمام محاسبك مع الطلب الذي صدرت منه، فهو أقدر من المطوّر على رؤية خطأ في الضريبة، والمطوّر أقدر على إصلاحه قبل أن يتكرر في كل طلب.
ما تطلبه زاتكا من فاتورة المتجر بعد البيع
ما تطلبه زاتكا بعد البيع أن تبقى الفاتورة كما صدرت، وأن يُعدَّل أي خطأ فيها بمستند جديد لا بتحرير القديم. هذا مبدأ المرحلتين معاً، وهو ما يفرق الفاتورة الإلكترونية عن ملف تعدله متى شئت.
في مرحلة الربط والتكامل يصبح المبدأ أوضح. كل فاتورة تحمل بصمة الفاتورة التي قبلها، فحذف فاتورة أو تعديلها يكسر هذا الترابط ويظهر عند الفحص. نظام متجرك يجب أن يحتفظ بكل فاتورة صدرت، ويمنع حذفها من لوحة التحكم.
متجر ألعاب في الرياض كان موظفه يلغي الطلب الخاطئ بحذفه من اللوحة، فتختفي فاتورته معه. هذا سلوك يجب أن يمنعه النظام قبل الربط. الطلب يُلغى، والفاتورة تبقى، ويصدر لها إشعار دائن.
المرتجعات والإشعار الدائن في المتجر
المرتجع لا يلغي الفاتورة المبسطة، بل يصدر لها إشعاراً دائناً يشير إليها ويعكس المبلغ المرتجع كله أو جزءاً منه. والإشعار الدائن مستند إلكتروني له شروط الفاتورة نفسها، ويُبلَّغ عنه في مرحلة الربط والتكامل كما يُبلَّغ عنها.
الخطأ المتكرر أن يرد التاجر المال عبر بوابة الدفع وينسى المستند. البوابة تعيد المبلغ للمشتري، لكن إقرارك الضريبي ما زال يحسب البيع كاملاً، فتدفع ضريبة على مبلغ لم تحتفظ به. لذلك يجب أن يرتبط زر «استرداد» في لوحة التحكم بإصدار الإشعار الدائن تلقائياً.
متجر ملابس في جدة يستقبل مرتجعات جزئية كثيرة، قطعة من طلب فيه ثلاث قطع. الإشعار الدائن هنا يذكر القطعة المرتجعة وضريبتها فقط. وإن كانت المرتجعات تمر بشركة الشحن، فاجعل الإشعار يصدر عند استلام المرتجع في المستودع لا عند طلبه.
أسئلة شائعة
هل يمكن إصدار الفاتورة المبسطة بصيغة PDF فقط؟
ملف PDF يصلح نسخة يراها المشتري، لكنه ليس الفاتورة الإلكترونية وحده. الفاتورة يجب أن تصدر من نظام إلكتروني متوافق بالحقول ورمز QR المطلوبين، وفي مرحلة الربط والتكامل بصيغة XML مختومة. ملف تصنعه من قالب في برنامج تصميم لا يحقق ذلك.
هل أصدر فاتورة مبسطة للعميل الذي يدفع عند الاستلام؟
نعم، إن كان فرداً. الفرق في توقيت الإصدار، فاتفق مع محاسبك هل تصدر عند شحن الطلب أو عند تسليمه وتحصيل المبلغ. المهم أن يطبق متجرك القاعدة نفسها على كل الطلبات، وأن يصدر إشعاراً دائناً للطلب الذي يرفضه المشتري بعد إصدار فاتورته.
من أين أتحقق من صحة فاتورة صدرت من متجري؟
ابدأ برمز QR: اقرأه بقارئ يعرض محتواه، وتأكد أنه يحمل بيانات الفاتورة لا رابط المتجر. ثم راجع فاتورة حقيقية مع محاسبك مقابل اللائحة المنشورة على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وفي مرحلة الربط والتكامل تخبرك المنصة نفسها بقبول الفاتورة أو رفضها.
هل تختلف الفاتورة المبسطة على سلة عن متجر مخصص؟
الشروط واحدة، والفرق في من يبني الإصدار. على سلة أو زد تصدر الفاتورة من المنصة أو من تطبيق فوترة، وأنت تضبط البيانات وتختبر. في المتجر المخصص يبنيها المطوّر، فتتحكم في شكلها وتوقيتها، وتتحمل مسؤولية اختبارها.
اجعل الفاتورة المبسطة جزءاً من الطلب نفسه
القرار الذي تخرج به هو أن الفاتورة الإلكترونية المبسطة يجب أن تصدر من النظام الذي حسب الطلب، في اللحظة نفسها، مع زر استرداد يصدر الإشعار الدائن تلقائياً. إن كانت منصتك تفعل ذلك فاختبره على طلب حقيقي ومرتجع جزئي، وإن لم تكن تفعل فهذا عمل يدخل في خدمة تطوير المتاجر الإلكترونية، وتجد تكلفته بعملتك في صفحة الأسعار. وقبل موعد الربط مع الهيئة راجع ما يلزم متجرك في المرحلة الثانية، وإن أردت رأياً في متجرك تحديداً، اطلب عرض سعر مجانياً بلا أي التزام.